8 Tipps für den garantierten ERP Projekterfolg
In der heutigen Zeit entscheiden gut konzipierte und innovative Softwaresysteme über den Unterschied zwischen effizienten und ineffizienten Unternehmen. Über Gewinn oder Verlust. Und letztendlich zwischen Überleben oder Untergang. Wir alle leben in einer Welt des digitalen Wandels und die disruptiven Kräfte sind allgegenwärtig. In einer solchen Zeit kann sich niemand mehr gescheiterte IT-Projekte leisten. Wenn Sie ein neues ERP-Projekt starten, steht viel für Sie auf dem Spiel. Eine Automatisierung Ihrer veralteten Prozesse mag sich zwar kurzfristig als günstige Alternative empfehlen, ist aber letztendlich irgendwann der Todesstoss für Ihr KMU! Sie müssen Ihre neuen Lösungen mit einem klaren Blick in die Zukunft umsetzen. Und das ist alles andere als einfach, denn wir alle neigen dazu, das Bestehende beizubehalten und stehen Veränderungen kritisch gegenüber.
Hier sind 8 wertvolle Tipps für einen reibungslosen Ablauf Ihrer organisatorischer Veränderungen, die Sie bei diesem heiklen Prozess unterstützen sollen. Wir halten sie für eine solide Grundlage für die erfolgreiche Umsetzung Ihrer neuen Lösung.
1. Formulieren Sie ein Unternehmensziel
Das Abrücken von alten Gewohnheiten ist immer schwierig. Zunächst einmal müssen Menschen verstehen, warum sich etwas ändern muss. Und dann stellen sich Fragen wie: Wozu soll das alles gut sein? Was genau ist dieses neue Projekt, und was soll damit erreicht werden? Ja – wir sprechen hier von Ihren ausdrücklichen ein unternehmerischen Zielen. So betrachtet beschreiben Aussagen wie „unser altes System allmählich ausklingen lassen“, „den Zeit- und Kostenrahmen einhalten“ oder „alle sollen mit der gleichen Lösung arbeiten“ leider keine effektiven ein unternehmerischen Ziele. Auf Nachfrage gaben die meisten Unternehmen an, dass sie „sehr zufrieden wären, wenn ihre Projekte innerhalb des Zeit- und Kostenrahmens durchgeführt würden“. Aber Zeit und Geld sind Rahmenbedingungen und keine unternehmerischen Ziele, oder? Ausserdem – sind das wirklich Ideen, für die Ihre Mitarbeitenden sowie Kolleginnen und Kollegen kämpfen würden? Sie müssen also ein klares und verständliches Unternehmensziel formulieren – eine Vision. Idealerweise passt es wirklich in die Gesamtstrategie Ihres Unternehmens hinein.
2. Definieren Sie, wie Projekterfolg aussieht
Die zweite Frage ist, wie ein Projekterfolg in der Praxis aussieht. Denn was genau bedeutet „zufriedene Endnutzer“ oder „unterstützt den Wandel”? In dieser Phase sind Sie gefordert, Ihr Projektziel so „SMART“ wie möglich zu gestalten. Wie Sie wissen, steht dieses Akronym für die Determinanten „spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert“. Es ist also eine Art Zeitreise mit der Leitfrage: Was macht Sie 3 Jahre nach der Inbetriebnahme des neuen ERP-Systems glücklich? Diesen Zeitraum müssen Sie dann in klare Phasen aufteilen, denen Sie jeweils ein Zwischenziel zuordnen.
3. Fokussieren Sie auf die Zukunft
Mitarbeitende neigen dazu, sich auf die Vergangenheit zu konzentrieren, wenn sie definieren, was sie von einer neuen Lösung erwarten. Aber niemand kauft seine neue Lösung für die Vergangenheit, oder? Wir alle wissen, dass diese neuen Lösungen für die Zukunft und den zukünftigen Nutzen eingeführt werden. Konzentrieren Sie sich also bei der Definition der Anforderungen auf die Zukunft. Motivieren Sie Ihre Mitarbeitenden, damit sie sich nicht an alten Gewohnheiten festklammern. Vergleichen Sie Ihre eigenen Prozesse und Leistungen mit denen der leistungsstärksten und den bahnbrechenden Unternehmen Ihrer Branche. Und denken Sie daran, auch die Meinung und die Wünsche Ihrer wichtigsten Kunden zu erfragen, um sich einen zuverlässigen externen Input zu sichern.
4. Definieren Sie eine agile Organisation, die offen für Veränderungen ist
Ohne den Willen und die Fähigkeit zu Veränderungen ist jede neue Softwareimplementierung zum Scheitern verurteilt. Auf den heutigen Märkten wird es als oberste Priorität für jeden Vorstand oder jedes Managementteam angesehen, eine agile Organisation zu schaffen, die offen für Veränderungen ist. Im Idealfall beginnt dieser Prozess lange vor der Auswahl des neuen ERP-Tools. Und es geht noch besser: dieser Prozess sollte nie mehr aufhören… Offene und intensive Kommunikation spielt in diesem Prozess natürlich eine mega-wichtige Rolle.
5. Die Geschäftsleitung als Vorbild
Führungskräfte, die ihre Organisation, ihre Prozesse und sogar die Denkweise und Geschäfts-DNA ihrer Mitarbeitenden verändern wollen, müssen selbst mit bestem Beispiel vorangehen. Es geht also darum, selbst das zu leben, was man den anderen predigt. Leider ist es nicht selten das Management, das sich am meisten gegen Veränderungen sträubt. Wenn Sie also damit beginnen, eine Organisation zu schaffen, die offen für Veränderungen ist, sollten Sie zunächst „ganz oben“ ansetzen. Die Mitarbeitenden brauchen einen „Leuchtturm“ als Vorbild.
6. Geben Sie dem Projekt einen guten Namen
Ein wirksames Mittel, um die Motivation im ganzen Unternehmen zu fördern, ist ein guter und ansprechender Name für das neue Projekt. Nennen Sie Ihr ERP-Projekt daher auf keinen Fall einfach nur ‘ERP-Projekt’. Denn damit ist dann schon von vorneherein klar, dass es sich eigentlich um ein IT-Projekt handelt. Es ist sehr viel zielführender, den Namen des Projekts mit der Geschäftsstrategie des Unternehmens zu verbinden. Schon allein dadurch wird das neue Projekt für jeden einzelnen Mitarbeitenden im Unternehmen relevant. Ein weiterer Vorteil ist, dass das Projekt dann nicht unbedingt am Go-Live-Datum endet, sondern über einen viel längeren Zeitraum hinweg relevant bleibt.
7. Organisieren Sie ein professionelles Kick-Off für alle
Der beste Zeitpunkt und der beste Ort, um all diese Ambitionen und wichtigen Veränderungen zu kommunizieren, ist der Projektstart. Das heisst: Direkt nach der Unterzeichnung des Vertrags und noch vor dem Beginn der Umsetzung. Die neuen Softwarelösungen und die neuen Prozesse werden sich direkt oder indirekt auf jeden einzelnen Mitarbeitenden auswirken. Deshalb ist es wichtig, dass jeder einzelne Mitarbeitende im Unternehmen an dieser Auftaktveranstaltung teilnimmt oder sie sich zumindest als Aufzeichnung ansieht. Und ja – das ist aufwendig – aber es lohnt sich. Die Hauptthemen einer solchen internen Veranstaltung: warum wird dieses Projekt durchgeführt? warum sollten alle Mitarbeitenden offen für Veränderungen sein? warum müssen Prozesse überhaupt verändert werden? Und was ist das übergeordnete Unternehmensziel? Nach einem gelungenen Auftakt sollte das dann nicht mehr nur Ihr Projekt, sondern das Projekt aller im Unternehmen sein! Sie schaffen es nur als Team erfolgreich ins Ziel.
8. Vorsicht bei Projektanpassungen
Vor dem Hintergrund des schnellen Wandels in der heutigen Welt ist es für die meisten Unternehmen sinnvoller, ihre Geschäftsprozesse zu ändern, als einen teuren und langwierigen Anpassungsprozess in Gang zu setzen. Das gilt insbesondere jetzt, wo das Tempo bei den verfügbaren Upgrades ständig zunimmt. In unserer neuen, von der Cloud dominierten Welt, ist es wesentlich effektiver (und kostengünstiger), Prozesse zu ändern, als individuelle Anpassungen einzuleiten. Ausserdem halten Sie sich damit die Möglichkeiten zukünftiger Upgrades offen.
Fazit
Fazit: In der heutigen Welt sind Einführungen von ERP-Systemen keine IT-gesteuerten Projekte mehr. Sie sind immer mehr als Projekte im Kontext der organisatorische Veränderung im Unternehmen einzustufen. Veränderungen sind für jeden Menschen schwierig, ganz gleich, ob er in einem kleineren oder grösseren KMU arbeitet. Damit ein Projekt wirklich erfolgreich ist, muss klar sein, dass es sich um ein Vorhaben handelt, das das gesamte Unternehmen betrifft.
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