Der Weg zum Projekterfolg – so verhindern Sie Budgetüberschreitungen
Viele Unternehmen betrachten zeitliche und finanzielle Budgetüberschreitungen immer noch als die grösste Bedrohung für den Erfolg ihrer Projekte im Bereich Unternehmenssoftware oder Initiativen zur digitalen Transformation. Eine interessante und relevante Frage ist, wie man solche Überschreitungen verhindern kann. In diesem Artikel analysieren wir Gründe, die zu einer Überschreitung des Finanzbudgets führen können. Und natürlich, wie sich so etwas verhindern lässt.
Wir sollten die Problematik realistisch betrachten. Die meisten Unternehmen sind wenig erfahren, wenn es um die Budgetplanung für ein erfolgreiches Projekt geht. Das ist auch nicht überraschend, denn derartige Lösungen werden nur alle 8 bis 10 Jahre modernisiert oder ersetzt. Gerade darum ist es umso wichtiger, dass Sie Ihr Budget sehr sorgfältig planen.
Hier sehen Sie 5 wichtige Gründe für Budgetüberschreitungen.
1. Unvollständige Budgets
Das ist wahrscheinlich die Ursache, die Sie am einfachsten kontrollieren können. Es geht darum, sicherstellen, dass das Budget vollständig ist und über eine ausreichende Bandbreite verfügt, um erfolgreich zu sein. Zu den Aspekten, die oft unterschätzt werden, gehören die Schulung der Endanwender und das Change-Management, also die planvolle Organisation der Veränderungsprozesse. Man kann eigentlich nie zu viel Geld für Change-Management ausgeben!
2. Eine unzureichende Vorbereitungsphase
Der wichtigste Teil Ihrer Vorbereitung muss bereits abgeschlossen sein, wenn die Berater Ihres gewählten Implementierungspartners das Gebäude betreten. Für ein effektives Budgetmanagement ist es entscheidend, dass Sie sich völlig im Klaren darüber sind, was Sie erreichen wollen und wie Sie es erreichen wollen, bevor die Uhr läuft. Der rechtzeitige Beginn der richtigen firmeninternen Vorbereitung ist für die Kontrolle Ihres Finanzbudgets entscheidend.
3. Unterschätzen der Komplexität
Viele Unternehmen unterschätzen die Komplexität, mit der die Einführung neuer Unternehmenssoftware verbunden ist. Sie glauben immer noch, dass es sich um ein technisches Projekt handelt, und ignorieren die Tatsache, dass eine neue Lösung das Team dazu zwingt, völlig anders zu arbeiten, zu denken und zu handeln.
Blog Post: Warum ERP Projekte scheitern -> https://www.redpoint.swiss/blog/warum-erp-projekte-scheitern
4. Unterschätzen des Arbeitsaufwands
Das Gleiche gilt für den Arbeitsaufwand. Während der Verhandlungen liegt der Fokus auf dem neuen Projekt. Alle Beteiligten sind sehr engagiert und völlig begeistert. Sobald das Projekt anläuft, kommen aber leider andere Prioritäten auf den Plan. Das Unternehmen will einen großen Neukunden gewinnen. Eine ungeplante Umstrukturierung blockiert Ressourcen. Wichtige Mitarbeiter werden krank oder verlassen das Unternehmen. Ohne die richtigen Schwerpunkte werden Sie letztendlich gezwungen sein, einen umfangreicheren Anteil der Arbeit an Ihren Umsetzungspartner zu übergeben. Das Überschreiten Ihres Budgets ist dann eine logische Folge.
5. Ungebremste Komplexität
Eine letzte wichtige Ursache für Budgetüberschreitungen ist eine zunehmende Komplexität während der Umsetzung. Vielen Unternehmen mangelt es an der Disziplin, sich an die vereinbarten Funktionen und den Umfang der Änderungen zu halten, die vor dem Start vereinbart wurden. Natürlich ist es verlockend, zusätzlichen Wünschen aus dem Unternehmen nachzugeben. Aber damit kompromittieren Sie Ihre Finanzbudgets, Ihre Zeitbudgets und die Motivation Ihrer Teams! Es ist also immer besser, (zusätzliche) Komplexität zu vermeiden. Tragen Sie alle guten Ideen in eine „Optimierungsliste“ ein und verwenden Sie dieses Dokument, um den zweiten Schritt der Umsetzung zu definieren, sobald der erste Schritt fertiggestellt ist. Dies ist eine gute Strategie, mit der Sie Komplexität bewältigen und kontrollieren und dabei Ihr Finanzbudget einhalten.
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