ERP für KMU mit Kosten-Nutzen-Analyse

Kosten-Nutzen-Analyse: Lohnt sich ein Cloud-ERP für Schweizer KMU?

Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran. Um vom Wettbewerb nicht abgehängt zu werden und auch in der Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben, setzen immer mehr Unternehmen auf ein ERP-System aus der Cloud. Gleichzeitig scheuen aber auch immer noch viele Schweizer KMU aus Kostengründen die Einführung einer modernen Business-Lösung. In diesem Artikel stellen wir einmal die Kosten und den Nutzen von einem ERP für KMU gegenüber und zeigen Ihnen, warum sich die Investition in eine Software wie Microsoft Dynamics 365 Business Central auszahlt.

Die Kosten: Was müssen Sie investieren?

Bei der Einführung eines Cloud-ERPs gilt es, folgende Kostenfaktoren zu berücksichtigen:

Lizenzgebühren: Cloud-ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics 365 Business Central basieren in der Regel auf Abo-Modellen. Dank monatlicher Abrechnung entfallen hohe Einmalkosten, wie sie etwa in der Welt von On-Premises-Software üblich sind.
Hardware und Infrastruktur: Der Betrieb von lokal installierter Software erfordert unternehmenseigene Server, die teuer in der Anschaffung und kostenintensiv im Unterhalt sind. Diese Investitionen entfallen bei einem Cloud-ERP, da der Betrieb in externen Rechenzentren – in einer sogenannten Public Cloud – erfolgt. Mitarbeitende brauchen lediglich (mobile) Endgeräte und einen Internetzugang, um Zugriff auf die Cloud-Lösung zu erhalten. Gleichzeitig reduzieren sich durch die Auslagerung von Software und Daten der Stromverbrauch, der Platzbedarf sowie der Aufwand für Sicherheitsvorkehrungen, was wiederum die laufenden Kosten senkt.
Implementierung: Die Einführung eines ERP-Systems erfordert eine Anpassung an die spezifischen Prozesse des KMUs. Hier entstehen Kosten für Beratung, Konfiguration sowie gegebenenfalls für individuelle Erweiterungen und für die Datenmigration.
Schulung und Support: Der Erfolg der neuen ERP-Lösung steht und fällt mit den Usern. Damit diese das System erfolgreich in ihren Arbeitsalltag integrieren können, braucht es entsprechende Schulungen und Support. Die Kosten dafür sowie der personelle Ausfall währenddessen müssen einkalkuliert werden, zahlen sich aber langfristig aus!
Laufende Kosten: Wartung und Updates sind in der Regel in den Lizenzgebühren enthalten und erfolgen grösstenteils automatisch im Hintergrund. Dies erspart unerwartete Ausfälle und Zusatzkosten.
Produktivitätseinbussen: Ein wichtiger, aber häufig übersehener Kostenfaktor sind anfängliche Produktivitätseinbussen während der System-Implementierung und sollten in der Kalkulation nicht unberücksichtigt bleiben.

Der Nutzen: Warum lohnt sich die Investition?

Ein ERP-System ist eine lohnende Investition, wenn es hilft, Geschäftsprozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Die Rentabilität hängt dabei stark von der Komplexität der Abläufe, der Unternehmensgrösse sowie den bestehenden Schwachstellen ab. Als besonders vorteilhaft erweist sich ein Cloud-ERP, wenn viele Mitarbeitende und Abteilungen von der Integration profitieren. KMU mit umfangreichen oder verzahnten Prozessen sehen oft den grössten Nutzen, da sich durch die Automatisierung und Vereinheitlichung sowohl Zeit als auch Kosten einsparen lassen.

Effizienzsteigerung: Die ERP-Lösung vernetzt sämtliche Abteilungen, schafft durchgängige Prozesse und minimiert den Arbeitsaufwand für manuelle Routineaufgaben. Ob Verkaufszahlen, Lagerbestände oder Finanzkennzahlen – alle relevanten Daten sind in Echtzeit verfügbar, was Entscheidungsprozesse beschleunigt. Zudem werden durch automatisierte Vorgänge manuelle Fehler wie Zahlendreher, falsche Beträge oder unvollständige Daten vermieden, was zusätzliche Korrekturen und Verzögerungen reduziert.
Kosteneinsparungen: Ein Cloud-ERP vermeidet hohe IT-Kosten für Hardware und Wartung. Anders als bei On-Premises-Lösungen zahlen KMU nur für die tatsächlich genutzten Ressourcen, ohne Überkapazitäten vorhalten zu müssen.
Verbesserung des Cashflows: Durch Automatisierungen lassen sich Rechnungen unmittelbar nach Abschluss einer Transaktion oder Lieferung erstellen und versenden, wodurch sich der Zahlungszyklus verkürzt. Zudem bieten viele ERP-Systeme Funktionen für automatisierte Mahnungen oder für digitale Workflows. Diese erhöhen die Wahrscheinlichkeit pünktlicher Zahlungen und verringern offene Forderungen.
Wachstumspotenzial: Neue Technologien, Märkte und Gegebenheiten sorgen für einen ständigen Wandel. Auch saisonale Schwankungen, wirtschaftliche oder personelle Veränderungen machen es notwendig, dass sich KMU laufend weiterentwickeln oder kurzfristig reagieren müssen. Dank flexibler Skalierbarkeit von Lizenzen und Funktionsumfang beweist ein ERP-System aus der Cloud maximale Anpassungsfähigkeit und unterstützt Organisationen erfolgreich beim Erreichen ihrer Wachstumsziele.
Sicherheit und Aktualität: Moderne Cloud-ERP-Systeme garantieren höchste Sicherheitsstandards, wie sie KMU selbst kaum leisten können. Patches, Updates und Backups erfordern keine internen IT-Ressourcen mehr, da sie in der Regel automatisch erfolgen. Indem das System immer auf dem neuesten Stand ist, minimieren sich die Risiken von Datenverlusten und Sicherheitslücken.
Flexibilität und Mobilität: Ein wichtiger, aber häufig übersehener Kostenfaktor sind anfängliche Produktivitätseinbussen während der System-Implementierung und sollten in der Kalkulation nicht unberücksichtigt bleiben.

Fazit: Eine Investition, die sich auszahlt

Die Einführung eines Cloud-ERP-Systems mag auf den ersten Blick wie ein Mammutprojekt wirken, doch die Vorteile sprechen für sich: höhere Effizienz, geringere Kosten und mehr Flexibilität. Gerade für KMU, denen häufig nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung stehen, ist ein Cloud-ERP der perfekte Hebel für nachhaltiges Wachstum. Viele Unternehmer sind sich einig: jetzt ist der ideale Zeitpunkt, um in die Digitalisierung zu investieren.

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