Mit der richtigen Organisation zum Projekterfolg

Mit der richtigen Organisation zum Projekterfolg

Jedes IT-Projekt ist mit Aufwand verbunden. Damit ist nicht nur die oft komplexe Auswahl der passenden Software gemeint. Es müssen beispielsweise auch Prozesse neu gedacht, Daten aufwendig übernommen und Mitarbeitende geschult werden.

Doch das Upgrade oder der Ersatz eines ERP-Systems nimmt unter den IT-Projekten eine ganz besondere Stellung ein: Keine andere IT-Lösung hat Einfluss auf so viele Unternehmensbereiche wie das ERP-System. Kaum eine Abteilung bleibt unberührt, fast alle Mitarbeitenden sind vom Wechsel betroffen. Deshalb ist es besonders wichtig, die Organisation des IT-Projekts äusserst sorgfältig zu planen.

Neun Punkte, damit Ihr ERP-Upgrade zum Erfolg wird

Dabei gibt es diverse wichtige Aspekte, die es zu beachten gilt. Hier eine kleine Zusammenstellung, welche die wichtigsten Punkte umfasst:

• Anforderungsanalyse und Zielsetzung: Beginnen Sie mit einer gründlichen Analyse der Anforderungen. Welche spezifischen Ziele verfolgt Ihr Unternehmen mit dem Upgrade? Welche Prozesse sollen optimiert werden? Welche Systeme sollen abgelöst oder integriert werden? Klare Zielsetzungen sind für den erfolgreichen Ausgang des Projekts entscheidend.
• Projektteam und Verantwortlichkeiten: Benennen Sie ein kompetentes Projektteam, das die Verantwortung für das Upgrade übernimmt. Dieses Team sollte aus Fachleuten aus verschiedenen Abteilungen bestehen, um eine ganzheitliche Perspektive zu gewährleisten. Statten Sie dieses mit den notwenigen Kompetenzen aus, um Verzögerungen zu vermeiden. Befreien Sie die Mitglieder des Teams von Alltagsarbeiten, damit sie sich nur auf dieses wichtige Projekt konzentrieren können.
• Detaillierter Projektplan: Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan mit klaren Meilensteinen und Zeitplänen. Planen Sie unbedingt genügend Zeit ein, berücksichtigen Sie dabei auch den Aufwand für Tests, Schulungen und die Datenmigration. Überprüfen sie die Fortschritte regelmässig, tauschen Sie sich mit dem Projektteam aus und passen Sie den Plan entsprechend an.
• Aufnahme und Überprüfung der Prozesse: Eine erfolgreiche Digitalisierung erfordert im Vorfeld oft Prozessoptimierungen, damit die Vorteile eines modernen Cloud-ERP-Systems wirklich zum Tragen kommen. Dabei werden alle Abläufe im Unternehmen hinterfragt, je nachdem angepasst oder auch neu implementiert. Hier gilt es im Vorfeld, alle Prozesse minutiös aufzunehmen und zu dokumentieren, damit nichts vergessen geht.
• Change Management: Die Einführung eines neuen ERP-Systems erfordert oftmals grosse Veränderungen in der Arbeitsweise der Mitarbeitenden. Ein strukturiertes Change-Management-Programm ist unerlässlich, um Widerstände zu minimieren und die Akzeptanz zu fördern – holen Sie alle mit ins Boot. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie mehr zum Thema Change Management.
• Datenmigration: Die Übertragung von Daten aus dem alten in das neue ERP-System ist ein kritischer Schritt. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Daten korrekt migriert werden, testen Sie den Vorgang ausgiebig vor dem Tag Null. Nutzen Sie auch im Vorfeld die Chance, um irrelevante und veraltete Daten zu löschen, sofern diese Informationen nicht zwingend aufbewahrt werden müssen. So migrieren Sie keinen Datenmüll.
• Schulung und Support: Investieren Sie in Schulungen für die Mitarbeitenden, damit diese das neue System effektiv nutzen können und das Unternehmen optimal von den Möglichkeiten des neuen ERP-Systems profitiert. Ein umfassender Support vor, während und nach der Implementierung ist ebenso essenziell. Bauen Sie einen Pool aus Power-Usern auf, die als erste Anlaufstelle bei Problemen dienen können.
• Sicherheit und Datenschutz: Achten Sie darauf, dass das neue System sicher ist und den aktuellen, aber auch möglichen künftigen Datenschutzanforderungen entspricht. Bei einem Microsoft-Cloud-ERP wie Dynamics 365 Business Central wird vom Anbieter aus schon sehr gut für die Sicherheit gesorgt, doch Aspekte wie der Datenschutz liegen in der Verantwortung des Anwenders. Sparen Sie nicht bei der Sicherheit, das könnte Sie im Falle eines Falles sehr teuer zu stehen kommen.
• Flexibilität und Anpassbarkeit: Aufgrund der sich ständig ändernden Geschäftsanforderungen ist es wichtig, ein flexibles und individuell anpassbares ERP-System zu wählen. Gerade Cloud-Lösungen wie Dynamics 365 Business Central ermöglichen es, Module einfach dazuzubuchen oder auch wieder zu entfernen. So passt sich das ERP-System immer Ihren aktuellen Anforderungen an.

Unser E-Book als ideales Handbuch

Gerade wenn es um die Übernahme der wertvollen Unternehmensdaten geht, ist besondere Sorgfalt gefragt. In unserem neusten kostenlosen E-Book «Datenübernahme im ERP-Projekt» erfahren Sie mehr zu diesem wichtigen Thema.

Fazit

Klar ist: Auch mit der besten Organisation ist ein ERP-Projekt kein Spaziergang, geht es doch immerhin um das Herzstück der Unternehmens-IT. Aber gut geplant ist halb gewonnen – das gilt auch bei hochkomplexen Projekten. Mit dem richtigen IT-Partner gelingen auch solche Vorhaben optimal – unsere Fachleute sind gerne für Sie da.

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Autor Berater Cloud ERP bei redPoint AG

Carlos Bouzo

ERP auf den Punkt gebracht!