Die Wahl einer neuen Unternehmenssoftware ist für jedes KMU ein bedeutender Entscheid. Umso wichtiger, dass ein Unternehmen bereits während der Evaluationsphase gut beraten wird. Stefan Marti, Leiter Bestandskunden redPoint, beantwortet drei Fragen zum Erfolg von ERP Projekten.
Worauf ist zu achten, damit ein ERP Projekt erfolgreich realisiert werden kann?
Für die erfolgreiche Umsetzung eines ERP Projektes sind folgende fünf Punkte wichtig:
- Erwartungen im Detail besprechen
- Prozesse definieren
- realistische Zeitpläne und Budgets aufstellen
- geeignete und genügend personelle Ressourcen zur Verfügung stellen
- Unterstützung der Führung sichern
Diese Punkte müssen vor dem Projektstart geregelt werden. Die Verantwortung liegt hierbei klar beim ERP Anbieter, welcher diese Punkte ansprechen muss, auch wenn dies einen Verkaufsabschluss hinauszögert oder im Extremfall sogar verhindert. Der ERP Anbieter mit seiner Erfahrung soll dem Kunden aktiv dabei helfen, mögliche Stolperfallen aufzudecken und Lösungsansätze zu erarbeiten.
Wie soll man bei der Evaluation der passenden ERP Software vorgehen?
Noch bevor die vorher erwähnten Abklärungen stattfinden sollen, ist die Wahl einer möglichst passenden Unternehmenssoftware notwendig. Dafür empfehle ich folgendes Vorgehen:
Longlist erstellen
Longlist möglicher Anbieter erstellen: Googeln, ERFA Gruppen nutzen, Verband anfragen, andere Unternehmer befragen etc.
Shortlist erstellen
Longlist reduzieren anhand klar definierter Kriterien: Branchenlösung vorhanden, Referenzen vergleichbarerer Unternehmen, Anbieter der Lösung in geografischer Nähe, Bauchgefühl etc. Ein Pflichtenheft hilft Ihnen, Ihre Bedürfnisse genauer zu erfassen und zu deklarieren.
Anbieter prüfen
Laden Sie die Anbieter ein und erläutern Sie, was Sie benötigen. Schauen Sie sich die Lösung an, lassen Sie sich Kernanforderungen zeigen. Erfahren Sie wichtiges zum Anbieter: Branchenbezug, von woher kommen die Projektleiter, gibt es eine Projektmethodik, wieviel Mitarbeiter hat das Unternehmen, bieten diese eine Standardlösung an, welche Referenzen können angefragt werden etc.
Richtangebot einfordern
Aufgrund des ersten Termins sollte ein Anbieter Ihnen ein Richtangebot unterbreiten können.
Projektablauf besprechen und Fragen klären
Klären Sie offene Punkte. Lassen Sie sich einzelne Prozesse genauer zeigen. Besprechen Sie mit dem möglichen Anbieter den Ablauf, Inhalt, Zuständigkeiten, Ressourcenbedarf etc. des geplanten Projektes. Viele Anbieter verlangen nach einer Demo auch nicht gerade, dass Sie einen Vertrag unterschreiben.
Lohnt sich ein Vorkonzept für ein ERP Projekt für jedes Unternehmen?
Ein Vorkonzept ist nicht immer nötig. Es lohnt sich, falls noch Fragen offen sind. Zum Beispiel könnte es sein, dass ein KMU nicht sicher ist, ob eine standardisierte Cloud Lösung in Frage kommt. Durch einen gegenseitig definierten, bezahlten Beratungseinsatz werden Kernprozesse detailliert analysiert und mögliche Lösungsansätze schriftlich festgehalten. So erhält der Interessent zwei Dinge:
- detailliert beschriebene Prozesse mit genau definierten Lösungsansätzen
- ein verbindliches Angebot für die Umsetzung
Wichtig ist auch, dass wir im Rahmen dieses Vorkonzepts die vorhandenen Ressourcen, Aufgaben, Zuständigkeiten, Fähigkeiten, Saisonalitäten etc. detailliert besprechen und daraus Empfehlungen für die Projektplanung abgeben. Mit diesem verbindlichen Angebot hat der Kunde alles in der Hand, um einen fundierten Entscheid zu fällen.
Mit der Checkliste bestens ins ERP Projekt starten.
Stehen Sie am Anfang eines ERP Projekts oder sind Sie dabei, eine ERP-Lösung zu evaluieren? Dann ist diese Checkliste für Sie.
