Sponsor des neuen ERP-Projekts – Herzlichen Glückwunsch! Was jetzt?
Es ist inzwischen allgemein bekannt, dass ERP-Projekte in erster Linie organisatorische Veränderungsprojekte sind. Und dass dieser Wandel in erster Linie von der Spitze der Kundenorganisation ausgehen muss. Die Ernennung eines so genannten „Executive Sponsors“ in Ihrer Unternehmensführung bedeutet, dass die Aufgaben und Verantwortlichkeiten einem Kollegen oder einer Kollegin übertragen werden. Aber was sind Ihre konkreten Ziele als Sponsor? Was ist die effizienteste Herangehensweise? Und welche Fallstricke sollten Sie unbedingt vermeiden? Hier eine paar gute Tipps.
Vision und Zielsetzung des Projekts
Sponsoring und Führung durch die Geschäftsleitung gehören zu den wichtigsten Aufgaben in jedem ERP-Projekt und bei jeder Initiative zur digitalen Transformation. Führungskräfte und ihre Projektteams wissen jedoch oft nicht, was ein Sponsor tun kann, um bei einer digitalen Transformation effektiv zu sein.
Für einen Sponsor im Führungsteam ist der erste Schritt, die Vision für das Projekt klar zu definieren und zu formulieren. Dazu gehört, dass der Zweck und die Ergebnisse der Umstrukturierung und wie sie mit der Unternehmensstrategie in Einklang steht, erklärt werden. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Notwendigkeit einer Transformation zu erklären und zu zeigen, wie sie die Gesamtstrategie des Unternehmens unterstützt.
Der nächste Schritt besteht darin, die Stakeholder des Unternehmens einzubeziehen. Dazu gehören die wichtigsten Führungskräfte im gesamten Unternehmen, z. B. des CFO, des CEO und ihre direkten Teammitglieder in den Bereichen Betrieb, Produktion oder Service. Der CIO und die IT-Abteilung sind zwar aus technischer Sicht involviert, aber noch wichtiger ist es, die richtigen Stakeholder aus dem operativen Business einzubinden und ihre Unterstützung zu sichern.
Im dritten Schritt wird die Struktur der zukünftigen Organisation, dazu gehört auch das Betriebsmodell, definiert. Das beinhaltet u.U. die Beantwortung strategischer Fragen auf höchster Ebene, um sicherzustellen, dass die Transformation mit Ihren Zielen für das zukünftige Betriebsmodell übereinstimmt. Hier definieren Sie die gewünschten Verbesserungen, die die Umgestaltung bringen soll.
Fokus auf die Menschen
Ein genereller Aspekt ist die Konzentration auf die menschlichen Aspekte des Wandels. Es ist von entscheidender Bedeutung, wie Sie mit den Auswirkungen der Umstellung auf Ihre Teams umgehen. Dieses Thema verdient Ihre volle Aufmerksamkeit. Wie wird sich der Wandel auf Ihre Mitarbeitenden auswirken? Wie können wirksame Schulungen durchgeführt werden, die die erfolgreiche Einführung der neuen Technologien und Verfahren gewährleisten? Und wie wird die künftige Organisation im Hinblick auf Rollen und Zuständigkeiten aussehen? Dabei muss die menschliche Komponente des Wandels unbedingt in den Vordergrund gestellt werden.
Als Sponsor Massstäbe setzen und begleiten
Während des gesamten Projekts ist es wichtig, klare Massstäbe zu setzen und Rechenschaft abzulegen. Dazu gehören insbesondere die Festlegung der voraussichtlichen Projektdauer und des Budgets, die Bestimmung der Projektverantwortlichen und die Gewährleistung, dass das Projekt im Zeit- und Kostenrahmen bleibt. Ausserdem muss sichergestellt werden, dass das Projekt den erwarteten geschäftlichen Nutzen erbringt. Das Definieren von Kennzahlen im Vorfeld ist der erste Schritt in diesem Prozess.
Und nicht zuletzt ist es wichtig, dass der Sponsor auf Managementebene im Verlauf des gesamten Transformationsprozesses involviert bleibt. Es reicht nicht aus, nur die Vision zu definieren, den Plan und das Budget zu genehmigen und die Arbeit an andere zu delegieren. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie die aus dem Projekt resultierenden Prozess- und Technologieverbesserungen freigeben und genehmigen. Die blosse Bestimmung von übergeordneten Zielparametern garantiert nicht, dass das Projekt wie geplant durchgeführt wird. Durch Ihre kontinuierliche Beteiligung können Sie das Team bei der Steuerung des Prozesses unterstützen, Risiken mindern, den Bedarf an Ressourcen identifizieren und schwierige Entscheidungen treffen.
Fazit
Ein motivierter und gut vorbereiteter Sponsor auf Managementebene verbessert die Chancen für den Erfolg des Projekts erheblich.
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