Teamwork ohne Grenzen: Wie Microsoft Dynamics 365 Business Central die Produktivität steigert

Viele KMU hat es kalt erwischt, als die Pandemie Unternehmen weltweit dazu zwang, ihre Mitarbeitenden von jetzt auf eben ins Homeoffice zu schicken. Vielerorts fehlte es seinerzeit an entsprechender Hard- und Software sowie Sicherheitskonzepten und klaren Regeln. Doch inzwischen ist die Zeit der Übergangslösungen Geschichte, und flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten gilt in vielen Betrieben als Standard. Damit Geschäftsführung, Sachbearbeiter, Aussendienst, HR- oder Marketing-Mitarbeitende zuverlässig und produktiv ihren Aufgaben nachgehen können – unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden –, muss eine Infrastruktur gegeben sein, die Unternehmensdaten an einem Ort zusammenführt und sie von jedem Ort der Welt mit Internetzugang abrufbar macht.

Gemeinsame Basis für Interne und Externe

Ein wesentlicher Vorteil der digitalen Transformation besteht darin, dass sich viele Tätigkeiten zeit- und ortsunabhängig ausführen lassen. Cloud-Dienste und Kollaborationstools machen die Kommunikation mit Kollegen, Partnern und Kunden so einfach wie nie und haben dazu geführt, dass Beschäftigte flexibler werden und weniger Zeit am Arbeitsplatz verbringen müssen. Moderne ERP-Lösungen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central gewährleisten von überall den Zugriff auf sämtliche Unternehmensdaten in Echtzeit.

Auch externe Berater oder Freiberufler lassen sich heute wesentlich leichter integrieren. Während diese früher eher kurzfristig und in „Akutsituationen“ eingesetzt wurden, greifen KMU inzwischen immer öfter auf sie zurück, um mit ihrem fachlichen Know-how dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken. Entscheidend für eine produktive, transparente Zusammenarbeit ist, dass alle berechtigten Personen ein System nutzen können, das ihnen Zugriff auf die für sie relevanten Daten gewährt. Mit Berechtigungen stellt Microsoft Dynamics 365 Business Central sicher, dass jeder genau die Informationen erhält, die für ihn erforderlich sind – und eben ausschliesslich diese! Das bedeutet ein maximales Plus an Produktivität und Sicherheit.

Schnellere und effektivere Kommunikation

Es ist noch gar nicht lange her, dass Besprechungen ausschliesslich persönlich vor Ort stattfanden. Preisabsprachen, Bestellungen und andere Anliegen wurden häufig am Telefon besprochen. Das Problem dabei: Im Anschluss liegen keine Informationen schriftlich vor, was zu Fehlern und Missverständnissen führt. Inzwischen werden zwar Angebote, Auswertungen und (eingescannte) Dokumente in der Regel per E-Mail verschickt, doch es geht deutlich schneller. Smarte, ganzheitliche Lösungen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central beschleunigen die Verarbeitung und Übertragung von Informationen erheblich. In Sekundenschnelle lassen sich Nachrichten, Zahlen, Bilder und Co. in die ganze Welt senden und sind sofort dort verfügbar, wo sie benötigt werden.

Über spezielle Zugänge lassen sich auch externe Partner wie Lieferanten, Treuhänder oder Handelspartner in der Unternehmenssoftware einbinden. So können Lieferanten ihre Preislisten direkt im System hinterlegen, Treuhänder Belege oder Buchungen jederzeit eigenständig prüfen und Handelspartner auf die Kundendaten im CRM zugreifen. Das spart viel Zeit und verringert Missverständnisse sowie Fehler.

Mobil von überall nutzbar

Auf dem Weg zum Kunden flott aktuelle Informationen zu dessen Zahlverhalten abrufen, Aussendienstaktivitäten vor Ort und Arbeitszeiten unterwegs protokollieren, Aufträge am Messestand digital erfassen oder ein Angebot während eines Termins schreiben und zustellen – das und vieles mehr ermöglicht Dynamics 365 Business Central. Indem der Zugriff auf Warenwirtschaft, CRM oder Webshop webbasiert erfolgt, können Kundenanfragen im Homeoffice beantwortet, Ersatzteile direkt beim Kunden vor Ort bestellt oder die aktuellen Geschäftszahlen auf der Dienstreise ausgewertet werden. Die Vorteile: Prozesse beschleunigen sich, alle Beteiligten arbeiten effizienter zusammen, die Servicequalität steigt und datenbasierte Entscheidungen lassen sich jederzeit überall treffen. Zudem fallen dadurch weniger Fahrten zum Büro an, was die CO2-Bilanz verbessert.

Keine Sprachbarrieren dank Lokalisierung

Business kennt heutzutage keine Grenzen mehr. Selbst kleine KMU stellen sich zunehmend international auf, betreiben Standorte im In- und Ausland oder beschäftigen Mitarbeitende verschiedener Nationen. Sprachbarrieren sowie unterschiedliche Einheiten und Währungen können zu Problemen in der Kommunikation oder folgenschweren Missverständnissen führen. Mit dem Microsoft-ERP umgehen Sie dies, da sich Dynamics 365 Business Central lokalisieren lässt. Nutzen User die Software in ihrer jeweiligen Sprache, steigt nachweislich die Produktivität, und Fehler reduzieren sich.

Fazit

Microsoft Dynamics 365 Business Central unterstützt KMU dabei, ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und die Zusammenarbeit zu optimieren. Die Cloud-Lösung verbessert die Kommunikation und Verzahnung der einzelnen Abteilungen. Neben mehr Freiheiten und Flexibilität für die Mitarbeitenden führt dies vor allem zu einer signifikanten Steigerung der Effizienz und Produktivität.

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