Wie beeinflusst KI den KMU-Alltag?

Wie beeinflusst KI den KMU-Alltag?

Künstliche Intelligenz revolutioniert unsere Arbeitsweise von Grund auf und ist ein echter Gamechanger für KMU. Ob Übersetzungen, Bild- und Textgenerierung, zuverlässige Korrektur von Rechtschreib- und Grammatikfehlern, Transkription von Audioaufnahmen oder verständliche Zusammenfassungen komplexer Fachtexte – KI-Tools und -Plattformen erleichtern ein breites Spektrum an Aufgaben oder übernehmen sie vollständig. Microsoft hat beispielsweise mit seinem Copilot für Microsoft365 einen smarten KI-basierten Assistenten integriert, der unter anderem E-Mails beantwortet und Powerpoint-Präsentationen erstellt. Auch im Umfeld von Microsoft Dynamics 365 Business Central wartet der Copilot darauf, Ihnen wiederkehrende zeitraubende Tätigkeiten abzunehmen.

Durch den cleveren Einsatz von KI gelingt es, lästige Routineaufgaben zu automatisieren, Unternehmensprozesse effizienter zu gestalten und bessere Entscheidungen zu treffen. Von der Texterstellung bis zur Entwicklung neuer Geschäftsmodelle – KI-Anwendungen unterstützen KMU in verschiedensten Bereichen dabei, ihre Marke voranzubringen – bei gleichzeitiger Einsparung von Ressourcen und Zeit. Werfen wir einen Blick darauf, wie KI den Arbeitsalltag bereichert:

Automatisierung repetitiver Routineaufgaben

KI-basierte ERP-Lösungen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central erledigen eine Vielzahl an Routineaufgaben, die früher viel Zeit in Anspruch nahmen und fehleranfällig waren, schneller, präziser und kosteneffizienter. Per Automatisierung lassen sich etwa Preise vergleichen, um das beste Angebot zu ermitteln; Rechnungen automatisch erfassen und verbuchen oder Bestellungen basierend auf Prognosen und Lagerbeständen auslösen.

Automatisierte Prozesse führen zu signifikanten Ressourceneinsparungen und Produktivitätssteigerungen, wodurch KMU ihre Wettbewerbsposition stärken und agil auf Marktveränderungen reagieren können. Gleichzeitig werden Mitarbeitende erheblich entlastet, ihre Zufriedenheit steigt, und sie können sich wieder mehr auf kreative und strategische Aufgaben fokussieren. Das ist wiederum ein wichtiger Faktor im Kampf gegen den Fachkräftemangel.

Personalisierte Kundenkommunikation

Ein grosses Anwendungsfeld, in dem KI bereits erfolgreich zum Einsatz kommt, ist im Bereich der Kundenkommunikation. Chatbots bearbeiten Kundenanfragen rund um die Uhr und bieten zuverlässige Unterstützung bei Problemen. Auf Grundlage der im CRM-System gesammelten Daten kreieren KI-Tools passgenaue Anschreiben, Empfehlungen, Bilder, Social-Media-Beiträge und andere Inhalte, die optimal auf die jeweiligen Kundeninteressen zugeschnitten sind. Diese Massnahmen stärken die Kundenbindung und verbessern die Kundenzufriedenheit. KI-generierter Internet-Content, der unter SEO-Kriterien generiert wird, erhöht zudem die Sichtbarkeit in Suchmaschinen, was dazu führt, dass Unternehmen besser im Netz gefunden werden. Und all das mit geringerem Aufwand und reduzierten Kosten.

Verbesserte Prognosen

KI-Anwendungen und KI-gestützte ERP-Systeme brauchen nur einen Wimpernschlag Zeit, um komplexe Datenmengen aus verschiedenen Quellen zu analysieren und auf Basis der Analyseergebnisse präzise Prognosen zu erstellen. So lassen sich beispielsweise künftige Entwicklungen oder Potenziale zur Liquiditätssteigerung vorhersagen. Konkrete Handlungsempfehlungen etwa zur Optimierung von Lagerbeständen, Marketingstrategien oder der Preisgestaltung führen zu einer besseren Entscheidungsfindung im Geschäftsalltag. Dies ermöglicht es, wettbewerbsfähig zu bleiben und Wachstum zu fördern.

Entwicklung neuer Geschäftsmodelle

Durch umfassende Datenanalysen sind zudem Trends, Kundenpräferenzen und Marktnischen leicht identifizierbar. Diese Erkenntnisse ermöglichen es KMU, ihre Produkte und Dienstleistungen gezielt anzupassen oder neue Marktsegmente zu erschliessen. KI-gestützte Analysewerkzeuge unterstützen dabei, Produktideen zu generieren, Prototypen zu entwickeln und die Markteinführung neuer Produkte zu planen. Dies bietet Unternehmen die Chance, schneller auf sich ändernde Marktanforderungen zu reagieren und innovative Produkte zu entwickeln, die sich von der Konkurrenz abheben.

Zuverlässige Betrugserkennung

Auch im Bereich der Cybersecurity und Betrugserkennung profitieren KMU erheblich von intelligenter Unterstützung. KI-basierte Sicherheitslösungen überwachen die IT-Infrastruktur in Echtzeit und identifizieren kriminelle Aktivitäten und Betrugsversuche wesentlich früher und zuverlässiger als es herkömmliche Systeme können. Dank ihrer Lernfähigkeit entwickeln sie sich kontinuierlich weiter und erkennen auch brandneue Betrugsmethoden. Indem die KI Cyberattacken oder verdächtige Transkationen automatisch blockiert, verhindert sie grössere Schäden – und IT-Mitarbeiter gewinnen mehr Zeit für Hardware-Installationen, Wartungen und andere wichtige Aufaben.

Liquiditätssicherung

Im Mahnwesen ist KI ebenfalls ein wertvoller Partner. Machine Learning ermöglicht es KI-Systemen, Zahlungsmuster zu analysieren, Zahlungsausfälle zu antizipieren und massgeschneiderte Mahnstrategien zu entwickeln.  Selbstlernende Algorithmen „erkennen“ beispielsweise, ob ein säumiger Zahler nicht zahlen will, nicht zahlen kann oder es schlichtweg vergessen hat. Je nach Situation versendet das System dann eine freundliche Erinnerung oder einen nachdrücklichen Hinweis, welche Folgen die Nichtzahlung hat – inklusive Vorschlägen zur Ratenzahlung oder Zahlungspause. Dank Large Language Modellen (LLM) lassen sich individuelle Anschreiben mit präziser Kundenansprache und im Schreibstil des jeweiligen Empfängers generieren. Das erhöht die Zahlungsbereitschaft signifikant. Alles in allem führt KI im Mahn- und Forderungswesen zu einer Optimierung des Umlaufvermögens und stärkt die finanzielle Resilienz von KMU.

Fazit

Künstliche Intelligenz bietet ein riesiges Spektrum an Anwendungsmöglichkeiten – v.a. in Kombination mit einem modernen ERP System wie Dynamics 365 Business Central. Durch Prozessoptimierungen und -automatisierungen sowie Effizienz- und Performancesteigerungen tragen KI-basierte Anwendungen speziell dazu bei, Ressourcen, Zeit und Kosten einzusparen. Den gewonnenen Freiraum können Sie nutzen, um die Zukunft Ihres Unternehmens zu gestalten und sich wieder mehr auf Ihre Kunden zu konzentrieren.

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