Wie können Sie das Budget für Ihr ERP-Projekt einhalten?
Die Einhaltung des Zeit- und Kostenrahmens wird nach wie vor als eins der wichtigsten Ziele von ERP-Projekten angesehen. Das Erreichen dieser Ziele ist jedoch alles andere als einfach. Schliesslich gibt es zahlreiche Faktoren, die diese Ziele vor und während Ihres Projekts beeinflussen. In diesem Beitrag gehen wir näher auf den finanziellen Aspekt ein. Welche Faktoren wirken sich auf die Einhaltung des vorgegebenen Budgets aus? Wie können Sie Abweichungen durch proaktive Einflussnahme verhindern?
Erfolgreicher Abschluss
Der erfolgreiche Abschluss einer ERP-Umsetzung unter Einhaltung aller Budgets ist natürlich der Traum jedes Projektleitendes und seines Managements. Bei einem guten Auswahlverfahren werden Budgetüberschreitungen nicht durch die Lizenzen, sondern durch Dienstleistungen verursacht. Und oft sind diese höheren Kosten das Ergebnis von zusätzlichem Zeit- und Kapazitätsbedarf. Die Faktoren Zeit und Budget hängen in der Tat stark zusammen.
Gründe für Budgetüberschreitungen
Hier einige der häufigsten Gründe für Budgetüberschreitungen sowie Strategien, um sie zu vermeiden:
1. Budget zu knapp. Die meisten Menschen haben wenig oder sogar keine Erfahrung mit der Auswahl und Einführung eines ERP-Systems. Es überrascht daher nicht, dass es schwierig ist, alle Aktivitäten richtig zu schätzen. Und ein korrektes Budget zu erstellen. Sie sollten unbedingt von realistischen Schätzungen ausgehen. Rechnen Sie immer mit unvorhergesehenen Rückschlägen. Zögern Sie nicht, andere Unternehmen nach ihren Erfahrungen mit Budgets und Budgetverwaltung zu fragen.
2. Falsche Schätzungen. Jede Lösung ist anders. Daher sind auch die Budgets für die Umsetzung immer unterschiedlich. Und trotzdem steht die Höhe des Budgets bereits fest, bevor überhaupt eine Lösung ausgewählt wurde. Leider gibt es keine Einheitslösungen. Vermeiden Sie also leichtsinnige Schätzungen. Erkundigen Sie sich bei jedem potenziellen Anbieter, welches Umsetzungsbudget für ein erfolgreiches Projekt bei ihm realistisch ist.
3. Unterschätzen wichtiger Faktoren. Ihr neues Projekt legt den Grundstein Ihrer „ERP-Architektur“ für die nächsten 10 Jahre. Es wäre daher unklug, die Bedeutung und Komplexität der damit verbundenen Aktivitäten zu unterschätzen. Oder sie ganz zu ignorieren. Denken Sie zum Beispiel an Schulungen der Endnutzer, die interne Kommunikation, das Testen und natürlich das Management organisatorischer Veränderungen. Vergessen Sie nie: Qualität kostet Zeit und Geld!
4. Unzureichende Kapazitäten. Die Verfügbarkeit ausreichender Kapazitäten von Kolleginnen und Kollegen mit dem richtigen Profil ist entscheidend. Falls solche Mitarbeitenden jedoch nicht (in ausreichendem Masse) bereit oder verfügbar sind, können Sie schnell gezwungen sein, teure Kapazitäten extern zu rekrutieren. Das ist oft nicht im Budget enthalten. Daher sollten Sie die wichtigsten Mitarbeitenden und ihre Vorgesetzten unbedingt fest verpflichten und dafür sorgen, dass sie für das gesamte Projekts zur Verfügung stehen.
5. Komplexität. Das Kennenlernen Ihrer neuen Lösung bringt ein besseres Verständnis mit sich. Und damit geht häufig der Wunsch nach neuen Funktionen einher. Begeisterung ist natürlich immer gut. Aber Sie sollten sich diese Extra-Wünsche niemals sofort erfüllen. Machen Sie sich Notizen dazu. Bewerten Sie sie erst nach dem Go-Live auf ihre Eignung für die nächste Phase der Umsetzung.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Ihre neue ERP-Lösung oder Ihre Migration in die Cloud im Rahmen Ihres Zeit- und Kostenbudgets umsetzen können? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
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