Wünsche für Ihr neues ERP-System: Solle man dabei in die Zukunft oder in die Vergangenheit schauen?
Die Zusammenstellung der richtigen Anforderungen und Wünsche für ein neues ERP-Paket ist eine wichtige und zeitraubende Aufgabe. Diese Liste ist von entscheidender Bedeutung, denn diese Anforderungen bestimmen zu einem grossen Teil, mit welcher Lösung Sie letztendlich arbeiten müssen. Darüber hinaus ist es zeitaufwendig, weil die Wünsche und Anforderungen oft auf (Mikro-) Detailebene definiert werden. Trotz all dieser Bemühungen ist das Ergebnis häufig ein Anforderungspaket, das auf interne Abläufe fokussiert und rückwärtsgerichtet ist. Das Ergebnis spiegelt dann vor allem wider, wie Arbeiten in den letzten Jahren strukturiert waren. Und sehr wenig davon, was in naher Zukunft nötig ist, um an der Zufriedenheit Ihrer Kunden zu arbeiten. Das kann man doch sicher auch anders und besser lösen?
Menschen scheuen von Natur aus Veränderungen. Wenn Sie Ihre Kollegen fragen, was sie sich von einem neuen System erhoffen, können Sie sich auf eine Liste der vorhandenen Funktionen gefasst machen. Vielleicht mit einigen zusätzlichen Lösungen für praktische Probleme von gestern. Schliesslich läuft doch alles ganz gut, oder? Aber wenn Sie ein solches Paket zusammenstellen, sollten Sie natürlich nicht (nur) zurückblicken. Sie wollen das neue System schliesslich nicht nur für die nächsten paar Wochen oder Monate einführen?
Bei der Auswahl eines Systems, mit dem Sie in den nächsten 5 bis 10 Jahren arbeiten werden, ist es ratsam, in die Zukunft zu blicken – und dabei ruhig mutig über den Tellerrand hinauszuschauen. Bessere Kundenkommunikation über WhatsApp? Schnellere Lieferungen mithilfe von Drohnen? Dazu viel Flexibilität, mit der Sie sich schnell an veränderte Umstände anpassen können.
Hier drei praktische Vorschläge für die Planung effektiver Prozesse:
- Sprechen Sie mit Ihren wichtigsten Kunden. Erkundigen Sie sich nach ihren mittelfristigen Plänen. Fragen Sie sie auch unbedingt, was sie sich von Ihrem Unternehmen in den kommenden Jahren wünschen. Dieser Blick von aussen nach innen hilft Ihnen dabei, aus der Perspektive des Kunden zu denken und zu handeln. Daraus können sich zusätzliche Inspirationen für weitere Prozessinnovationen ergeben.
- Befragen Sie dazu noch einige Ihrer ehemaligen Kunden. Ja, das kann ein wenig peinlich werden. Aber gerade diese Gruppe kann den Finger am besten in die Wunde legen, wenn es um holprige Geschäftsprozesse, schlechte Integration und schlechte interne Kommunikation geht.
- Sprechen Sie nicht nur von detaillierten Funktionen und Merkmalen, sondern insbesondere von den gewünschten Ergebnissen. Nehmen wir an, Sie möchten die durchschnittliche Laufzeit Ihrer Aussenstände von 75 auf 40 Tage reduzieren. Fragen Sie dann direkt nach dem besten, schnellsten und effizientesten Weg, wie dieses Ziel erreicht werden kann.
Die Geschäftswelt verändert sich schneller als je zuvor. Gerade deshalb ist es wichtig, sich für ein ERP-System, eine Prozessstruktur und eine Unternehmenskultur zu entscheiden, die auf die Zukunft und auf das, was Kunden von Ihnen erwarten, ausgerichtet sind. Eine gut durchdachte Liste der Anforderungen und Wünsche ist ein unverzichtbarer Ausgangspunkt.
