Zukunftssicherheit dank Cloud-ERP für die Frey+Cie Gruppe

Unser Auftrag

Die auffälligen Serviceautos von Frey+Cie sind ein häufiger Anblick auf den Strassen. Die regional verankerte Gruppe ist führend, wenn es um moderne Haustechnik geht. Das Unternehmen mit zurzeit 35 Mandanten benötigt ein zuverlässiges und modernes ERP-System. Aufgrund der IT-Strategie und der zahlreichen Standorte war die Cloud-Technologie gesetzt.

Deshalb sollte das im Einsatz stehende ERP-System NAV2016 auch von einer neuen modernen Cloud-Lösung abgelöst werden. Die Verantwortlichen haben dafür verschiedene Anbieter und Systeme geprüft, der Entscheid fiel dann auf Dynamics 365 Business Central und redPoint. Dies unter anderem auch, weil Frey+Cie die langjährige Zusammenarbeit mit redPoint schätzt und der ERP-Software-Anbieter die Anforderungen des Unternehmens bereits bestens kennt.

Ziel war es, mit dem Upgrade auf ein modernes ERP-System die Digitalisierung der ganzen Gruppe voranzutreiben. Parallel zum Upgrade-Projekt wurde zudem im gesamten Unternehmen die Umstellung und Implementierung auf Microsoft 365 vorgenommen.

Die Vorgehensweise

Gestartet wurde das Projekt mit einer Analyse am 26. Oktober 2022. Es war von Anfang an klar, dass dieses Projekt eine Herausforderung wird, deshalb war das konzeptionelle Vorkonzept ein wesentlicher Faktor für den Projekterfolg. Im Juni 2023 begann der eigentliche Systembau. Nebst der Grundeinrichtung wurden dabei auch spezifische Software-Anpassungen programmiert und eine Testmigration der Datenbank durchgeführt. Darauf konnten dann wichtige Funktionstests durchgeführt werden.

Die produktive Datenmigration startete Anfang August 2024 und die Auslieferung der fertig migrierten Datenbank erfolgte fünf Tage später, womit auch die Systemfreigabe für den produktiven Betrieb erteilt wurde. Nach einer intensiven Phase mit erfolgreichen Tests und der anschliessenden Einführung mit Schulungen und diversen Workshops erfolgte der Produktivstart planmässig am 9. August 2024.

Dabei hatten sich die Verantwortlichen für das Schulungskonzept «Train the Trainer» entschieden. Die Schulungen der einzelnen Module erfolgte für die designierten KeyUser durch redPoint. Für die Schulung der Endanwender hat sich Frey+Cie für ein flexibles Schulungskonzept mit Präsenz-Schulungen, Online-Kursen sowie Webinaren entschieden. Diese agile Vorgehensweise war wichtig, da sie es ermöglichte, variabel auf die unterschiedlichen Anforderungen und Wissensstände in der Gruppe einzugehen.

Projekterfolg

Durch das Microsoft-Ökosystem profitiert die Frey+Cie Gruppe mit dem Einbezug von zusätzlichen Lösungen wie Swiss Salary, Document Capture und MobileNAV von einer optimalen und zukunftsgerichteten ERP-Systemlandschaft.

Dank des tiefgreifenden Wissens des redPoint-Teams in Bezug zur Organisation der Frey+Cie Gruppe und deren Prozesse sowie einer starken Lösungsorientierung, konnten viele Abläufe mit dem Standard neu implementiert werden. Gleichzeitig konnte durch eine gezielte Kundenentwicklung ein Mehrwert geschaffen werden. So verfügt Frey+Cie nun auch über einen zentralen Adressmandanten, damit alle Unternehmen der Gruppe mit der gleichen Adress-Datenbank arbeiten. Auch wurde ein spezifisches MIS Menü für eine intuitiv geführte Berichtsgenerierung nach Berechtigungsstufe aufgebaut.

Mit umfangreichen Weiterentwicklungen und insbesondere auch mit der Anbindung der Branchenlösungen VOLTA, Braso und Schoch Informatik kann eine hohe Datendurchgängigkeit sichergestellt werden.

Dank eines optimalen Projektmanagements seitens redPoint konnten nebst der initial definierten Leistungen auch diverse weiter Anpassungswünsche während des Projektverlaufs genehmigt, umgesetzt und sauber dokumentiert werden. Und besonders erfreulich: Alle definierten Projektziele sowie das Budget und die Zeitvorgaben wurden eingehalten.

Ergebnis

Gewählte Lösungen, Apps und Add-ons

Die Frey+Cie Gruppe nutzt als Basislösung Microsoft Dynamics 365 Business Central aus der Azure-Cloud, um vom gesamten Microsoft-Ökosystem profitieren zu können. Zur Optimierung der Arbeitsprozesse setzt Frey+Cie zudem diverse redPoint-Apps ein, welche die Bedienung von Business Central erleichtern und den Funktionsumfang erweitern. Darüber hinaus wurden mit von redPoint eigens programmierten Schnittstellen Branchenlösungen wie VOLTA, Braso und Schoch nahtlos in die Geschäftsprozesse integriert.

Prozessbereiche von Microsoft Dynamics 365 Business Central

• Verkauf und Auftragswesen
• Projektmanagement und Zeiterfassung
• Einkauf und Lager
• Anlagenbuchhaltung
• Kostenrechnung
• Servicemanagement inkl. Serviceverträge
• Finanzbuchhaltung
• Reporting / MIS

Eingesetzte redPoint-Apps

• «Add-in Felder» für eine bessere Übersicht dank Datenverknüpfungen
• «Marketing» für erweiterte Funktionen im CRM-Bereich
• «Zusatzfelder» für die einfache Einrichtung und Verwendung von benötigten Feldern
• «Erweiterte Belege» für die einfache Verwaltung von Belegen nach CI/CD Vorgaben
• «Datensatzhistorie» für eine ganzheitliche Übersicht zum Datensatz
• «Dokumentenmanagement» für das Erstellen und Ablegen von Dokumenten zu Stammdaten
• «Schnittstellen Basis» für die effiziente Realisierung einer Schnittstelle zu Drittsystemen
• «Mail Vorlagen» für die einfache Definition und Nutzung von Mail-Vorlagen direkt aus dem ERP
• «Excel Reports» für die Erstellung und Ausführung von eigenen Reports mit ERP-Daten
• «Statistik» für detaillierte Auswertungen aus einer umfangreichen Datenbasis
• «Webservice» für die Verwaltung und Nutzung von Webdiensten
• Diverse weitere redPoint-Apps zur Erleichterung und Optimierung der operativen Prozesse

Eingesetzte Add-ons

• SwissSalary 365 für einen modernen Lohnprozess
• Document Capture für einen vollständig digitalen Rechnungsworkflow
• MobileNAV für den digitalen Logistikprozess

Anzahl User

• 170 Named User “Premium”
• 350 Named User “Team-Member”

Kundennutzen

Investitionsschutz durch standardisierte Cloudlösung auf Microsoft Azure:

Die Frey+Cie Gruppe sichert sich mit Dynamics 365 Business Central auf Microsoft Azure eine zukunftssichere Investition. Die standardisierte Cloudlösung gewährleistet höchste Flexibilität und Skalierbarkeit, während sie gleichzeitig durch regelmässige Updates und Sicherheitsmassnahmen stets auf dem neuesten Stand der Technik bleibt.

Ganzheitliche ERP-Systemlandschaft für die gesamte Gruppe mit 35 Mandanten:

Dank Dynamics 365 Business Central verfügt die Frey+Cie Gruppe über eine umfassende ERP-Systemlandschaft, die alle 35 Mandanten integriert und verwaltet. Dies ermöglicht eine zentrale Verwaltung aller Geschäftsprozesse, vom Projektmanagement über den Lager- und Logistikprozess bis zur Buchhaltung, und sorgt für eine einheitliche und transparente Datenbasis.

Effiziente Prozesse durch Add-ons aus dem Microsoft-Ökosystem:

Die Integration von Add-ons aus dem umfassenden Microsoft-Ökosystem ermöglicht es der Frey+Cie Gruppe, ihre Prozesse weiter zu optimieren und individuell anzupassen. Diese Erweiterungen bieten spezialisierte Funktionen, die direkt in Dynamics 365 Business Central integriert werden können, wodurch Arbeitsabläufe automatisiert und die Produktivität gesteigert werden.

Datendurchgängigkeit durch optimale Anbindung von Drittlösungen:

Eine nahtlose Anbindung von Drittlösungen garantiert eine durchgängige Datenverarbeitung und -nutzung. Alle relevanten Daten sind in Echtzeit verfügbar und können zwischen verschiedenen Systemen und Anwendungen problemlos ausgetauscht werden. Die Frey+Cie Gruppe profitiert von einer konsistenten und zuverlässigen Datenlandschaft, die fundierte Entscheidungsfindung und strategische Planung unterstützt.

Verlässlichkeit durch hohe Lösungsorientierung seitens redPoint mit Erfahrung und Fachkompetenz:

Mit redPoint als Partner profitiert die Frey+Cie Gruppe von hoher Lösungsorientierung und umfassender Fachkompetenz. Die langjährige Erfahrung und das tiefgehende Know-how von redPoint gewährleisten eine zuverlässige Implementierung und Betreuung, die den speziellen Anforderungen und Herausforderungen der Gruppe gerecht wird.

Nachvollziehbarkeit durch eine optimale Projektorganisation und Dokumentation:

Eine vorbildliche Projektorganisation und umfassende Dokumentation sorgen dafür, dass alle Projektphasen transparent und nachvollziehbar sind. Dies stellt sicher, dass die Einführung von Dynamics 365 Business Central strukturiert und effizient verläuft. Alle Stakeholder sind stets informiert und können den Fortschritt des Projekts jederzeit nachvollziehen, was die Zusammenarbeit und das Vertrauen stärken.